阳泉师专 山西特师
学生资助管理档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为规范阳泉师范高等专科学校学生资助档案，维护学生资助档案真实、完整和安全，规范学生资助工作，现根据《中华人民共和国档案法》《阳泉师范高等专科学校学生奖助学金管理办法》等相关文件， 结合学生资助工作实际，特制定本办法。
第二条 学生工作处学生资助管理中心负责统筹全校学生资助档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和使用等管理工作，学生资助工作领导组对学校学生资助档案管理负主要责任。
第三条 本办法所称学生资助档案，是指涉及资助业务的部门在落实资助政策过程中，直接形成的各种原始材料和历史记录的总称，是落实国家和学校资助政策的重要凭证。包括但不仅限于学生注册学籍审批名册、受助申请、受助资格审查与公示、学校审核、学生异动管理、资助资金发放与管理等全部文件资料。
第四条 学生资助档案分为文件类、表册类、财务类、电子类四大类。
第五条 学生资助档案的保管期限分为永久和定期。
第二章 档案管理机构及职责
第六条 学生工作处学生资助管理中心是学生资助档案工作的管理部门。学生工作处处长是档案管理工作具体负责人，学生资助档案管理工作人员保持相对稳定,按学校要求落实本单位学生资助档案的管理工作。档案管理人员应具备专业基础知识及档案基础知识，熟悉业务，忠于职守，保障资助信息安全。
第七条 学校学生资助管理中心档案管理职责
(一)学生资助管理中心应接受学校档案行政管理部门的业务 指导，应依法为上级管理部门、审计机构、受助学生和家长等提供档案信息查询服务。
(二)学生工作处学生资助管理中心全面负责指导各系资助业务档案管理工作，进行业务培训、指导、监督和检查，确保学生资助档案妥善保管、及时上交，严防毁损、遗失和泄密。
(三)学生工作处学生资助管理中心按规定和程序收集、整理、立卷、归档、保管学生资助业务纸质和电子材料。收集过程中应对学生资助档案的真实性、完整性和有效性进行检验，凡字迹模糊、印章不清、残缺不齐、衔接无序等不适宜归档的文件材料，应退回整改，确保归档材料的完整、安全，不得伪造、篡改。
(四)资助管理中心负责对到期的学生资助档案进行鉴定和销毁；已毕业学生的、需要永久保留的资助档案，由学生工作处学生资助管理中心保管五年后,移交本校档案室保存。
(五)学生工作处学生资助管理中心针对纸质档案应建立具有防火、防盗、防霉、防潮等适合保管档案的专用学生资助档案柜;针对电子档案应做好备份，同时确保网络安全、资助信息安全，并同有访问权限的管理人员签订保密协议。档案的保密工作按照国家和学校的规章制度执行。
(六)学生资助管理中心应建立档案工作处罚制度，对于违反《中华人民共和国档案法》《阳泉师范高等专科学校学生奖助学金管理办法》的行为，按照有关规定予以处理。有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员或直接责任人员依法给予行政处分;涉嫌犯罪的应依法移送司法机关追究刑事责任:
1.玩忽职守造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
2.违反保密规定擅自提供，抄录或公布档案的；
3.涂改或伪造档案的；
4.擅自出卖、赠送或交换档案的；
5.不按规定归档或拒绝归档的，阻止别人依法归档或者将档案据为已有的；
6.其它违反档案法律法规、信息安全法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
(七)学校学生资助档案管理人员应及时将已办结的学生资助业务材料收集齐全、整理规范、装订成册、在学生资助管理中心档案室归档。
(八)未按规定建立档案工作，不按规定移交档案，给受助学生造成损失的，将依照《中华人民共和国档案法》《阳泉师范高等专科学校学生奖助学金管理办法》等有关规定予以查处，并追究予以追责。
第三章 归档范围
第九条 学校学生资助管理中心档案归档范围 ：
(一)全校资助经费预算及监管。资助专项资金预算文件、资助资金拨付银行凭证，资助经费管理、拨付及使用等相关资料；
(二)各类由教育部、省教育厅、市教育局下达的资助政策文件；
(三)全日制教育学生学籍注册、变动；
(四) “奖、勤、助、贷、补”及家庭经济困难学生资格认定等初审材料，奖助学金申请、评审、公示及发放的各种材料；
(五)公示结果及学生、群众投诉处理记录，信访事件核实等过程中形成的有价值的各种载体、介质等不同形式的材料。
第四章 学生资助档案利用的相关规定
第十条 资助档案管理人员必须熟悉检索工具档案存放详情，及时准确无误地做好利用工作。
第十一条 凡借阅资助档案的人员，必须持有效证件，按规定办理审批登记手续，方可查阅档案。档案资料借阅者需要在资助中心档案室拍摄、复制、下载档案资料的，应当经各系负责人同意及资助管理负责人同意后签署意见，方可办理使用。
第十二条 利用档案要严守《保密法》，确属需要借出档案，必须经各系负责人同意及资助管理负责人同意后方可借出，借出档案不得转借他人，并做到按时归还。
第十三条 查阅档案时不得在档案上圈点、增删、划线、涂改、更不准任意拆散、调换、剪裁、撕毁档案资料。
第十四条 重要档案（涉及个人情况等材料），只限于在资助中心档案室查阅。
第十五条 本办法自印发之日起施行。
第十六条 本办法解释权阳泉师范高等专科学校、山西省特殊教育师范学校资助工作领导组。
2017年9月10日
